MAKALAH DSS dan ESS Pada PT TELKOM

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang Masalah

Latar Belakang Kami menulis Makalah ini, karena Kami tertarik dengan metode DSS yang digunakan oleh Perusahaan dalam Pengambilan Keputusan. Karena menurut kami DSS sangat bermanfaat bagi perusahaan dan memudahkan pengembangan bisnis PT.Telkom.

B.     Tujuan Penulisan Makalah

Makalah ini membahas tentang Telkom E-service dan Penerimaan Peserta Co-op pada PT.TELKOM dengan menggunakan DSS(Decision Support System), adapun tujuan dari Makalah ini yaitu:

1. Mendefinisikan  DSS (Decision Support System) dan ruang lingkupnya
2. Mendefinisikan Jenis ESS (Excekutive Support System) dan ruang lingkupnya

 BAB II

PEMBAHASAN

1.      SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (DSS)

Dibandingkan Excecutive Support System (ESS). Decision Support System (DSS) memang luas wawasannya karena pada umumnya program DSS mempunyai kemampuan ESS ditambah kemampuan analisisi. meskipun tidak mempunyai kemampuan penyajian presentasi sebagus ESS. Definisi DSS dapat ditulis sebagai rangkuman sistem komputer yang digunakan untuk membentu manajer membuat keputusan. Ciri-ciri serta keuntungan dalam menggunakan DSS dapat dituliskan sebagai berikut :

• Dapat menyelesaikan problem yang kompleks
• Sistem dapat berinteraksi dengan pemakainya (contoh yang terkenal adalah 'What-If Analysis') sehingga dapat mencoba keputusan yang lebih dulu
• Lebih cepat dan dengan hasil yang lebih bak dibanding dengan pengambilan keputusan yang intuisi (mengandalkan perasaan terutama untuk lingkungan yang cepat berubah)
• Menghasilkan acuan data untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi bagi manajer yang kurang berpengalaman
• Untuk masalah yang berulang. DSS dapat meberi keputusan dengan lebih efektif meski tidak terlalu lebih efisien
• Fasilitas untuk mengambil data dapat memberi beberapa manajer berkomunikasi dengan lebih baik
• Meningkatkan produktifitas dan kontrol dari manajer
• Membantu bermacam-macam bagian dari manajemen
• DSS didesain untuk mudah dibuat dan mudah dipakai
• DSS dgunakan untuk 'membantu' manajer sehingga setiap saat dapat diabaikan atau dibatalkan

Tiga Langkah Yang Dapat Dilakukukan Dalam Membuat DSS

1. Mendefinisikan problem
2. Membuat model dengan DSS generator
3. Mengunakan modeltersebut untuk mendapatkan jawabannya

Jadi, wawasan DSS dpat digambarkan seperti dalam gambar dibawah ini :

 

 Ada pembaca yang telah memakai berbagai macam software, maka dengan memberikan kumpulan nama software yang berfungsi sebagai DSS kita dapat membayangkan secara global tentang wawasan DSS secara lebih realitas.

DSS Secara Lebih Luas

Nama	Pembuat	Jenis
Bussines-modular	Bussines Model System	DSS
Decision AIDED II	Kepner-Tregi, Inc.	DSS
Decision Master	Generic Software, Inc.	DSS
Direct Test	SPSS, Inc.	DSS
Expert Choice	Decision Support Software, Inc.	DSS
Max Thing	Max Thing, Inc.	DSS
Planning Tool	ATR inc.	DSS
Simplan	Simplan System, Inc.	DSS
EXCEL	Microsoft Corp.	IP
FRAMEWORK	Ashton-tate, Inc.	IP
Quattro	Borland Internasional	IP
Symphony	Lotus Development Co	IP
VP Planner	Paperback Software	IP
WORKS	Microsoft Corporation	IP
Informix	Realtional Database System, Inc.	DSSG

Masih Banyak DSS yangdapat kita peroleh di pasaran. Banyak di antara DSS ini yang memiliki kapasitas untuk menjadi DSS sekaligus menjadi DSS generator sebagaimana yang dimiliki oleh Integrated Package (IP). sebuah proses yang menggunakan DSS memiliki beberapa komponen antara laian

A.    Dialog

Alat Untuk berinteraksi anatara komputer dengan pemakainya . pemakai harus bisa mengerti apa arti informasi yang dihasilkan. ini berarti, sistem (komputer beserta progamnya) mudah dipakai (user friendly). Ditinjau dari sudut pemakainya, sang pemakai hasus pula belajar dan berlatih cara  penggunaannya serta arti informasi yang dihasilkan

B.     Model

Model serta sistem yang diperbolehkan pemakai memilih model yang cocok. Tiga macam model yang biasa digunakan adalah :

• Optimalisasi : mencari yang terbaik. Contohnya membuat jadwal, membuat perbandingan, linier progaming, simulasi, dan lain sebagainya.
• Statistik/Matematis: menggambarkan masalah dengan standar kuantifikasi yang ada. Contohnya forecasting, fungsi kemungkinan (probabilitas), proyek penjualan, dan lain sebagainya.
• financial, mencari kesempatan yang baru yang lebih menguntungkan. Contohnya investasi, cash flow, manajemen resiko, dan lain sebagainya.

Pada komponen ini, kadang pemakai perlu mempunyai kemampuan membuat progam agar dapat memanipulasi model yang disajikan.

C.     Database

Pengaturan keluar masuk data. sistem harus dapat menerima, mengatur, dan mengeluarkan data yang diterima dapat bersal dari dalam maupun luar organisasi.

D.    Data

Data itu sendiri yang akan di proses untuk menghasilkan keputusan. Untuk menggambarkan hubungan antara komponen ini. turban telah menggambarkan DSS secara global seperti gambar dibawah ini :

Faktor yang digunakan untuk mencari DSS mana yang cocok dapat disarikan sebagai berikut :

Secara Teknis

·         Sistem dasar dan sistem operasi

·         Perangkat keras

·         Manajemen data

·         Sistem komunikasi

·         Bahasa komputer yang digunakan

·         harta serta biaya lain

·         kemudahan pemakaian serta support dari vendor

Secara Kemampuan

·         Kemampuan dan banyaknya model

·         Kemampuan menganalisis model

·         Kemampuan interogasi dan interaksi dengan model

·         Kemampuan forecasting atau statistik lain

·         Kemampuan grafik

·         Kemampuan membuat laporan

Beberapa literatur tentanng DSS yang baru mulai menyinggung maslah group decision support system (GDSS), yang pada dasarnya adalah pengambilan keputusan yang dibuat oleh sebuah group. Untuk keperluan ini dibutuhkan komputer yang memiliki kemampuan komunikasi yang lebh tinggi, mampu memberi prioritas dan bobot urutan, dan sebagainya. GDSS diduga akan banyak dibahan di masa datang sejalan dengan kemampuan komputer dalam konteks interpersonal computing and collaboration.

2.      SISTEM PENDUKUNG EXECUTIVE

Tujuan Excekutive Support System (ESS) adalah untuk mengintisarikan informasi dan bermacam sumber, lalu dipersembahkan pada Manajer Tingkat Atas (MTA). Penerapan ESS yang benar dapat dimulai dari mempelajari apa saja yang dibutuhkan oleh seorang MTA dan apa pula kebiasaan yang dimiki olehnya. MTA biasanya membutuhkan informasi atas dasar Critical Success Factor (CSF). CSF adalah faktor yang telah membuat sebuah organisasi berjalan menuju sukses. faktor ini harus diperhatikan dan dijaga bila organisasi tersebut ingin menjadi sukses. caranya :

·         Kemampuan Untuk Menampilkan CSF

Baik CSF yang bersifat strategi maupun CSF yang bersifat operasional

·         Kemampuan untuk menampilkan gambar  grafik

Gambar grafik yang menonjolakan keberadaan CSF serta kempuan untuk melihat dari sudut pandang yang lain

·         Kemampuan untuk menampilkan kunci permasalahan :

Titik yang menonjolkan kunci permasalahan yang timbul atau sebaliknya menonjolkan hal yang telah di capai

·         Kemampuan untuk memilih dan menampilkan salah satu CSF :

Menggambarkan apa saja, siapa, dan bagaimana sebuah CSF telah dapat dicapai secara detil.

·         Kemampuan untuk menampilkan garis besar keuangan :

Tampilan garis besar keuangan serta perbandingannya dengan bermacam faktor dan rasio lain

·         Kemampuan untuk melihat dan mengubah perencanaan strategis :

Memonitor keberadaan organisasi dibandingkan dengan perencanaan strategis yang telah dibuat dan fasilitas untuk mengubahnya bila diperlukan.

McLeod mengumpulkan beberapa data dan studi yang berusaha meberi gambar dalam persentase tentang kebiasaan unum seorang manajer tingkat atas, yaitu sebagai berikut :

·         Apa saja yang dikerjakan oleh seorang Chief Executive Officer ?

Pertemuan terjadwal                      59%

Pekerjaan kantor                           22%

Pertemuan tidak terjadwal            10%

Telepon                                         6%

Peninjauan lapangan                     3%

·         Berapa banyak informasi yang mencapai para eksekutif ?

Kategori rendah antara                 10-30%

Kategori menengah antara            15-40%

Kategori tinggi antara                   20-60%

Hal ini tergantung pada jenis usaha yang ada

·         Beberapa nilai/bobot informasi yang diterima para eksekutif ?

Rata-rata antara                             29-55%

Hal ini sangat tergantung dari jenis usaha yang ada, berapa banyak informasi yang dapat dicapai. Serta penggunaan informasi tersebut.

·         Dari  mana sumber informasi itu ?

Lingkungan                                   43%

Individu di dalam organisasi          13%

Tingkat yang lebih tinggi                 5%

Komite                                         2%

Satu tingkat dibawah                   20%

Dua tingkat dibawah                    10%

Tiga tingkat dibawah                    6%

Empat tingkat dibawah                       2%

·         Apa media yang digunakan ?

Pertemuan terjadwal                     nilai : 74 (tidak tertulis)

Pertemuan tidak terjadwal                        nilai : 62 (tidak tertulis)

Peninjauan lapangan                     nilai : 53 (tidak tertulis)

Kegiatan sosial                              nilai : 50 (tidak tertulis)

Memo                                            nilai : 48 (tertulis)

Laporan computer                         nilai : 47 (tertulis)

Laporan bukan komputer              nilai : 47surat menyurat nilai : 47 (tertulis)

Surat menyurat                              nilai : 42 (tertulis)

Telepon                                         nilai : 37 (tidak tertulis)

Makan bersama relasi dagang       nilai : 36  (tidak tertulis)

Bacaan periodik                            nilai : 31 (tertulis)

·         Apa hasil yang diharapkan dan informasi yang ada ?

Menangani problematika               42%

Kewirawastaan (entepreneur)       32%

Mencari sumber                             17%

Negosiasi                                       3%

Lain-lain                                        6%

Kebutuhan seperti diatas hanya bisa didekati menggunakan ESS yang telah dirancang dengan baik. Oleh karena  itu, berikut ini disarikan sifat dan keunggulan ESS pada umumnya. yaitu :

·         Dapat menyajikan informasi yang lebih relevan demi menghemat waktu MTA

·         Dapat membantu MTA mengetahui lingkungan dengan lebih cepat, lebih singkat dan lebih up to date

·         Dapat dibuat khusus (secara individu) sesuai yang diminta MTA, serta sesuai dengan kebudayaan perusahaan

·         Mempunyai kemampuan grafik cukup, alat presentasi yang andal, dan menyajikan dan menonjolkan intisari data serta serta fasilitas untuk menmpilkan data SCF ke dalam berbagai bentuk dengan lebih cepat

·         Dapat berkomunikasi dan membandingkan strategi dan realita agar dapat mengurangi jarak serta salah paham antara MTA di bawahannya

·         Dapat memberi gambaran individu tentang siapa yang berada pada CSF sehingga dapat memberi motivasi lebih lanjut

·         Mampu mengambil data dari luar dengan mudah guna mempermudah penampilan alternatif lain

Apakah benar keberadaan ESS di sebuah organisasi sudah memiliki sifat di atas dan sudah memenuhi kebutuhan MTA? Ini memang merupakan problematika. banyak ESS yang gagal dalam menunaikan tugasnya karena beberapa faktor. DeLong. D.W dan J.F. Rockart mengidentifikasi delapan faktor yang sangat kritis yang menunjang keberhasilan sebuah ESS, yaitu :

1.      A Commited and Informed Excecutiive Sponsor

Harus ada orang yang tahu tentang ESS dan terjun dalam pelaksanaan ESS karena keterbatasab waktu yang dimiliki oleh MTA

2.      An operating sponsor

Harus ada orang yang tahu tentang ESS  dan terjun dalam pelaksanaan ESS karena keterbatasab waktu yag dimiliki MTA

3.      An appropiate information system resources

Harus ada orang yang tahu bagaimana mengatur sumber informasi agar dapat disajikan dengan baik sesuai bentuk yang dibutuhkan

4.      An appropiate information technology

Perlengkapan dan teknologi yang digunakan harus sesuai dengan kebutuhan

5.      Management of data problems

Sistem harus memiliki kemampuan mengatur data serta menganalisis problem yang mengikutinya

6.      A clear link to businESS objective

Bahwa ESS dapat membantu MTA dalam menentukan dan mengontrol misi perusahaan harus jelas terhubung (tidak menyimpang dari tujuan)

7.      Management of organizatianal resistance

Bagian organisasi yang meentang keberadaan ESS harus dapat ditangani dnegan baik . ESS memiliki kemungkinan mengubah alur informasi sehingga sering terjadi konflik politik karena ada perpindahan kekuasaan

8.      Management of spread an system evolution

pelebaran dan evolusi dari ESS pada sistem nformasi harus diperhatikan karena selalu ada tendensu dari manajemen di tingkat yang lebih bawah menginginkan kemampuan akses yang sama

BAB III

STUDY KASUS

CONTOH PENGEMBANGAN DSS PADA PT.TELKOM

A.    Penggunaan Dss Pada Telkom E-Service Di Dalam Pt.Telkom

Di dalam era persaingan yang ketat, rencana dalam jangka menengah dan panjang tidak lagi menarik karena tuntutan supply dan demand selalu bergeser dalam periode yang cepat. Decision Support System (DSS) sebagai metode pengambilan keputusan yang taktis untuk pengembangan fasilitas telekomunikasi diperlukan karena perubahan kriteria dan asumsi pendukung yang juga berubah dengan sangat cepat. Di dalam hal ini PT TELKOM membuat  suatu aplikasi yang dapat dipergunakan untuk mempermudah PT. Telkom dalam pengambilan keputusan yang cepat dan akurat yang diambil berdasarkan data dan fakta yang berada di lapangan. Aplikasi yang menggunakan Telkom e-service akan membantu pengambilan keputusan karena hasilnya yang bersifat matematis. Sebagai kesimpulan, aplikasi ini akan dapat membantu evaluasi pemilihan pengembangan suatu jaringan akses yang tepat yang akan dikembangkan PT. Telkom, karena Telkom e-service berfungsi juga agar hubungan antara PT.Telkom dan customer terjalin. Dengan adanya Telkom e-service PT.Telkom dapat mengetahui saran-saran yang diberikan oleh customer untuk mengembangkan bisnisnya, apa saja yang harus dilakukan oleh system management PT.Telkom itu sendiri. Terutama saran tentang Telkom Speedy  apakah itu melalui saluran wireless (Flexi) ataukah wireline (Direct Line Cable) . Dengan adanya DSS akhirnya PT.Telkom dapat cepat menanggapi keluhan-keluhan pelanggan dan pengambilan perusahaan pun akan lebih efektif dan efisien.

Sehingga dengan menggunakan DSS memberikan keuntungan bagi 2 pihak, baik dari segi PT.Telkom maupun dari segi customer. DSS memberikan keuntungan dari segi customer, karena dengan menggunakan DSS konsumen dapat menyampaikan keluhan-keluhan kepada PT.Telkom secara langsung. Sedangkan dari segi PT. Telkom DSS memberikan keuntungan yaitu, membuat konsumen lebih dengan PT.Telkom (RCM). Dan saran-saran serta keluhan yang diberikan oleh konsumendapat langsung ditanggapi secara tepat. Sehingga PT.Telkom dapat mengevaluasi kekurangan-kekurangan yang ada pada PT.Telkom.

B.     Penerapan ESS pada PT Telkom

Perancangan Tools Decision Support System untuk pemilihan Alternatif Pengembangan Suatu Jaringan Akses (studi Kasus PT. Telkom Kandatel Yogyakarta)

Dalam penerapan program “Go Green” , PT TELKOM mengganti pengadministrasian SDM dengan aplikasi Employee Self Service (ESS).

Pada prinsipnya PT TELKOM telah menerapkan “Go Green”, yaitu administrasi SDM telah digantikan oleh aplikasi ESS (Employee Self Service), sehingga bisa dikategorikan Paperless Office.

DAFTAR PUSTAKA

http://nurulicak.blogspot.co.id/2014/08/analisis-perusahaan-telkom.html

http://anhar-sib39.blogspot.co.id/